Process Automation hilft Unternehmen ihre Arbeit besser zu strukturieren und wiederkehrende Tagesaufgaben zu verbessern und so weit wie möglich zu automatisieren. Dabei wird im Folgenden zwischen zwei Arten von Process Automation unterschieden.

Geschäftsprozesse optimieren

Personalkosten senken

Flexibel bleiben

Business Process Automation: Optimierung bestehender Geschäftsprozesse

Business Process Automation ermöglicht es Fachanwendern über eine BPMN Notation selbstständig Geschäftsprozesse auf eine einfache Art und Weise zu gestalten. Die IT-Abteilung unterstützt ihre Fachanwender und stellt Schnittstellen zu anderen Systemen sowie Activities wie z.B. automatischer E-Mail Versand, interaktive Formulare etc. bereit, mit denen Fachanwender ihre Geschäftsprozesse noch weiter ausbauen als auch automatisieren können. Fachanwender werden somit zu ihren eigenen ITlern. Business Process Automation verbessert nicht nur die Kluft zwischen IT-Abteilung und Fachanwendern, sondern schafft eine bessere Strukturierung des Tagesgeschäfts. Mit Business Process Automation werden die Kosten und der personelle Aufwand gesenkt, Geschäftsprozesse im Auge behalten, um auf Unstimmigkeiten besser reagieren zu können.

Robotic Process Automation: Automatisierung wiederkehrender Aufgaben

Bei Robotic Process Automation werden Geschäftsprozesse analysiert, in wie weit menschliche Interaktionen in automatisierte Interaktionen übertragen werden können. Dies kann z.B. Archivierung, Weiterleitung, Speicherung der Daten von A nach B, automatischer E-Mail Versand, Überweisungen etc. sein, ohne dass ein weiterer menschlicher Kontakt mit dem System benötigt wird. Mit Robotic Process Automation müssen die Mitarbeiter keine Daten mehr von Hand eintippen, was mögliche Fehlerquellen verursacht, die wiederrum gezielt mit Robotic Process Automation reduziert werden. Das Personal hat mehr Zeit und freie Kapazitäten für die wichtigeren Aufgaben. Robotic Process Automation unterstützt Anwender ihre Aufgaben noch effizienter zu erledigen.

Wie können beide Technologien zusammen genutzt werden?

Erstmal müssen sich Unternehmen Gedanken machen, welche Prozesse im alltäglichen Geschäft automatisiert werden können. Als Nächstes werden die bestehenden Systeme und die Aufgaben der Anwender betrachtet, in wieweit diese durch Automatisierung abgelöst bzw. verbessert werden können. Stellen Systeme keine Schnittstellen bereit, sind von außen nicht zugänglich und können mit anderen Systemen nicht interagieren, kommt Robotic Process Automation zum Einsatz.  Dabei werden Software-Robotern die menschlichen Interaktionen mit dem bestehenden System beigebracht. Muss ein Anwender zum Beispiel die fertigen Daten ins bestehende SAP einpflegen, so kann er dies dem Software-Roboter beibringen, der wiederrum diese menschlichen Interaktionen (bei SAP anmelden, Daten kopieren, Daten einfügen, Daten speichern) nachahmt.

Um solche fertigen Daten ins SAP übertragen zu können, müssen diese zunächst erfolgreich verarbeitet werden. Hier kommt Business Process Automation zum Einsatz. Business Process Automation sorgt für fehlerfreie Verarbeitung der Daten, Strukturierung der Tagesaufgaben, E-Mail Benachrichtigungen, Eskalationen, Abwesenheitskontrollen und die Kommunikation mit den Software Robotern. Unternehmen schaffen sich mit Business Process Automation und Robotic Process Automation eine in sich perfekt abgestimmte Prozesslandschaft, in dem den Anwendern die nervige Arbeit abgenommen wird und die Daten immer aktuell und fehlerfrei verarbeitet und abgelegt werden.

Wie fängt man mit Process Automation an?

Ein Unternehmen besteht aus vielen Abteilungen, Systemen, Anwendern und Aufgabenstellungen. Dabei ist es wichtig zunächst einen Geschäftsprozess auszusuchen und diesen nach und nach auszubauen.

1. Geschäftsprozess auswählen, der automatisiert bzw. verbessert werden soll

Verschaffen Sie sich zunächst ein Gesamtbild über Ihre Geschäftsprozesse. Halten Sie Rücksprache mit Ihren Kollegen und überlegen Sie genau, welche Geschäftsprozesse momentan wichtig sind und umgesetzt werden sollen.

2. Geschäftsprozess nach und nach modellieren

Nachdem Sie sich für einen Geschäftsprozess entschieden haben, modellieren Sie den Prozess erstmal blank und ohne weitere Logik nach und nach vollständig aus. Bei Ungenauigkeiten können auch hier schon Fragen an die jeweiligen Fachabteilungen gestellt werden.

3. Geschäftsprozess mit Verantwortlichen durchgehen und anpassen

Da der Geschäftsprozess noch blank und ohne jede Logik ist, kann dieser ohne große Probleme nochmals angepasst werden. Hier wird der Geschäftsprozess mit den Verantwortlichen schrittweise durchgegangen und nochmal analysiert, ob der Geschäftsprozess das gewünschte Ergebnis erreichen wird.

4. Technische und anwenderspezifische Prozessschritte ausbauen

Jeder Prozessschritt erhält seine Verantwortlichkeit. In den technischen Prozessschritten werden Scripte, Datenbankanbindungen etc. eingebunden und für anwenderspezifische Schritte Formulare erstellt, so dass jeder Prozessschritt weiß, was er zu tun hat.

5. Anwender, Rollen und Verantwortlichkeiten zuteilen

Sobald der Geschäftsprozess nicht nur fachlich, sondern auch technisch ausgebaut wurde, werden jedem einzelnen Prozessschritt eine Zuordnungsregel hinzugefügt d.h. von wem der Prozessschritt ausgeführt werden soll. Dabei werden technische Schritte automatisch vom System ausgeführt und Anwenderschritte von verschiedenen Personen, Rollen, Abhängigkeiten und Abteilungen erledigt, die wiederrum in den Zuordnungsregeln abgebildet werden können.

6. Geschäftsprozess vor Go Live testen und technische Fehler beseitigen

Hier wird der Geschäftsprozess auf Herz und Niere durchgetestet. Dabei wird vor allem der technische Aspekt betrachtet, ob alle Skripte richtig umgesetzt wurden, ob die Drittsysteme die Daten richtig verarbeiten und ob Formulare der Richtigkeit entsprechen und mögliche Fehleingaben im Formular abgefangen werden und der Anwender darauf aufmerksam gemacht wird.

7. Go Live – getesteten Geschäftsprozess aktiv setzen

Der fertig getestete und angepasste Geschäftsprozess wird freigegeben und den Anwendern zur Verfügung gestellt.

8. Geschäftsprozess über Echtzeitüberwachung beobachten und Ergebnisse analysieren und auswerten

Über Echtzeitmonitoring wird der neue Geschäftsprozess im Auge behalten, ob er das gesetzte Zielvorhaben erfüllt. Ebenso wird Feedback von Anwendern gesammelt, die im Geschäftsprozess involviert sind. Weiter werden die Prozessdaten genau analysiert, ob diese richtig und erfolgreich in Drittsystemen gespeichert und verarbeitet werden.

9. Geschäftsprozess weiter ausbauen und anpassen

Leider ist ein Geschäftsprozess nie fertig. Ideen, Feedback und der richtige Umgang mit Prozessen kommen erst nach und nach. Deshalb ist es umso wichtiger eine BPMN Software zu wählen, mit der Geschäftsprozesse weiterhin flexibel bleiben und auf neue Anforderungen problemlos angepasst werden können.

Welche Vorteile ergeben sich aus Process Automation?

  • Strukturierung des Tagesgeschäfts
  • Fachanwender werden zu ihren eigenen ITlern
  • Daten werden an einem Ort abgelegt
  • Daten sind im System immer auf den aktuellsten Stand und können von überall aus aufgerufen werden
  • Anwender werden entlastet und können sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren
  • Reduzierung der möglichen Fehlerquellen
  • Senken der monatlichen Personal- und Aufwandskosten
  • Aufgaben der abwesenden Mitarbeiter werden übernommen
  • Anwender bleiben up to date

Business Process Automation mit AristaFlow

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