Über die JAVA API und REST API der AristaFlow BPM Platform lassen sich sämtliche Funktionalität unserer AristaFlow BPM Suite in andere Anwendungen zu integrieren. Von komplett nahtloser Integration in die graphische Oberfläche anderer Anwendung bis hin zu einer losen Kopplung ist alles möglich. Als Workflow-Integrationsplattform verbindet AristaFlow BPM Suite beliebige Anwendungen und gewährleistet den Datenaustausch.
Workflow Integration in 7 Schritten
Schritt 1: Aufgabenkörbe für Anwender
Im ersten Schritt der Integration wird die Interaktion der Anwender mit dem Prozess sichergestellt. Dies geschieht durch die Integration einer exakt auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnittenen AristaFlow Aufgabenliste (im Bild blau umrandet) in die Oberfläche des bestehenden Systems. Mit Abschluss dieses Schrittes ist der jeweilige Anwender bereits an die Prozesswelt angebunden. Über den integrierten Aufgabenkorb erhält er durch AristaFlow BPM Platform die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit. BPM-Funktionen wie Delegation, Rückfragen, Termin-Erinnerungen, etc. sind damit ebenfalls sofort Bestandteil der Applikation und helfen dem Anwender bei der effizienten Erledigung seiner Aufgaben.
Schritt 2: Ein Konnektor für alle
Damit die Funktionen und Masken des bestehenden Systems in den Workflows verwendet werden können, ist ein generischer Konnektor zu erstellen, der die Verbindung herstellt. Hierfür bietet die AristaFlow BPM Platform eine ausgereifte und umfassend dokumentierte JAVA API und REST API. Über die API bekommt der Konnektor alle für den Aufruf einer Funktion oder Maske im bestehenden System notwendigen Daten-, Steuer- und Oberflächeninformationen. Welche Maske / Funktion konkret aufgerufen und welche Daten gelesen und geschrieben werden, wird über eine graphische Oberfläche im Werkzeugkasten der AristaFlow BPM Platform festgelegt. Die Kombination aus einem generischen Konnektor und zahlreichen konkreten hinterlegten Konfigurationen im Repository bildet die Basis für die einfache Drag’n’Drop-Einbindung von Masken / Funktionen des bestehenden Systems in AristaFlow-Prozesse.
Schritt 3: Abläufe definieren, Masken integrieren
Schritt 3 umfasst den bedeutendsten Schritt bei der Kombination des bestehenden Systems mit der AristaFlow BPM Platform: Die Modellierung der Prozessabläufe. Hier ist Know-How und Erfahrung gefragt, um die richtige Abstraktionsebene (Granularität) der abzubildenden Geschäftsprozesse und die richtige Kombination aus "klassischen" Funktionen / Sichten (z. B. Materiallisten) und BPM-Funktionalität zu finden. Unsere ausgereiften Methoden zur Prozesserfassung und -umsetzung haben sich hier bewährt. Eine intuitive Darstellung (z. B. in BPMN) und automatische Korrektheitsprüfungen im graphischen Editor erleichtern die Modellierung der Prozessabläufe. Die Definition von zeitlichen Rahmenbedingungen, Eskalationen, Zuordnung von Rollen und Bearbeitern, etc. wird durch intuitive Dialoge ermöglicht. Zusammen mit dem Drag’n’Drop-Mechanismus zur Einbindung von Funktionen, Masken und Geschäftsregeln (Business Rules) ist die Abbildung selbst komplexer Prozesse ohne tiefe IT-Kenntnisse einfach zu bewerkstelligen.
Schritt 4: Vorgänge starten
Ob ein Geschäftsprozess (ein Vorgang) über ein Ereignis automatisch oder durch Interaktion mit dem Anwender aktiv angestoßen wird, bestimmen Sie. Die klar definierte Schnittstelle in der AristaFlow BPM Platform ermöglicht die transparente Integration des Prozessstarts an Buttons, Menüs oder anderen graphischen Elementen der gewohnten Oberfläche.
Schritt 5: Abläufe steuern, Aufgaben zuordnen
Ist ein Prozess gestartet, koordiniert die AristaFlow Process Engine dessen korrekte Abarbeitung. Die an den Prozessschritten hinterlegten Aufgaben werden in die im bestehenden System integrierten Aufgabenlisten der zuständigen Anwender eingestellt, zeitliche Rahmenbedingungen werden überwacht, Geschäftsregeln ausgewertet, Abläufe protokolliert, etc.
Schritt 6: Aufgaben bearbeiten
Der integrierte Aufgabenkorb eines Anwenders unterstützt ihn bei der effizienten Bearbeitung seiner täglichen Aufgaben. Ein Klick auf einen Eintrag der Aufgabenliste öffnet automatisch die für die Bearbeitung notwendige Maske im bestehenden System.
Der Anwender muss sich nicht mehr darum kümmern, ob und wann alle für die Abarbeitung der Aufgabe notwendigen Daten vorhanden sind. Mit der Verfügbarkeit einer Aufgabe in seiner Aufgabenliste ist durch den Workflow garantiert, dass alle notwendigen Daten vorhanden sind. Alle notwendigen Daten sind in der Maske bereits vorausgefüllt.
Funktionalität des bestehenden Systems, wie beispielsweise Übersichten über Lagerbestände oder Debitoren, bleiben davon unangetastet und sind weiterhin wie gewohnt nutzbar.
Schritt 7: Aufgaben abschließen, weiterschalten
Hat der Anwender seine Aufgabe erledigt, speichert er wie gewohnt die Maske. Damit schließt er automatisch auch den hinter der Aufgabe liegenden Prozessschritt ab. Die Aufgabe verschwindet aus dem Aufgabenkorb des Anwenders. Eingegebene Daten werden an den Workflow übermittelt. Die Workflow Engine wertet ggf. die eingegebenen Daten aus, schaltet im Prozess gemäß der Prozessdefinition weiter und legt die Aufgaben des / der nächsten Prozessschritte(s) in die Aufgabenkörbe der jeweils zuständigen Anwender.
„Mit der AristaFlow BPM Suite haben wir uns für die richtige Workflow-Lösung entschieden. Das zeigt sich nicht nur in der raschen Umsetzung der Workflows, sondern auch in der einfachen Integration.“
