Aufgrund der aktuellen Situation in der Corona-Krise haben viele Unternehmen von KMUs bis hin zu Konzernen auf Home Office für ihre Beschäftigten umgestellt. Häufig konnten Angestellte  bereits vor der Corona-Krise zeitweise im Home Office arbeiten. In dieser flächendeckenden Form ist das Home Office jedoch für den allergrößten Teil der Unternehmen neu und stellt eine besondere Herausforderung dar. Es gilt, sich rasch zu organisieren und Strukturen zu schaffen, um auch verteilt und räumlich getrennt effektiv und effizient zu arbeiten.

Tools wie Microsoft Teams, Slack oder Skype vereinfachen die Kommunikation, wenn räumlich getrennt gearbeitet wird. Nicht nur erlauben diese Tools unkompliziert Online-Meetings durchzuführen, sondern ermöglichen auch asynchrone Kommunikation durch Nachrichten und Chat-Kanälen. Letztere können themen- und gruppenspezifisch angelegt werden, so dass Abteilungen und Teams darüber eine Plattform finden, um sich asynchron auszutauschen — ohne unnötigen E-Mail-Verkehr.

Kommunikationsmöglichkeiten zur Überbrückung von räumlicher Trennung sind jedoch nur ein Erfolgsfaktor. Um als Unternehmen auch im Home-Office-Modus effektiv und effizient zu arbeiten, gehört mehr als nur die Kommunikation auf Online-Meetings und Video-Konferenzen zu verlagern und die Dateien auf SharePoint zu verteilen. In der Corona-Krise zeigt sich, wie gut Abläufe und Geschäftsprozesse im Unternehmen wirklich digitalisiert sind. Damit Geschäftsprozesse auch bei räumlicher Trennung und eingeschränkten Zugang zum Büro und dort lagernden Unterlagen reibungslos ablaufen, ist eine durchgängige Digitalisierung sinnvoll.

Digitalisierte Geschäftsprozesse

An diesen typischen Situationen erkennen Sie, dass Ihre Geschäftsprozesse von durchgängiger Digitalisierung profitieren können:

  • Ein größerer Kommunikations- und Koordinationsaufwand ist notwendig, um arbeitsteilige Aufgaben von einem Mitarbeiter zum anderen zu übergeben
  • Mitarbeiter können nicht ohne weiteres erkennen, welche Aufgaben und To-Dos für sie anstehen und welche Daten und Dokumente sie dazu benötigen und müssen dazu bei Kollegen nachfragen („Bist du damit schon fertig? Kann ich das übernehmen? Könntest du mir diese Daten noch weiterleiten?“)
  • Kollegen tauschen über E-Mails Dokumente aus und leiten sie so sukzessive von einem Mitarbeiter zum anderen
  • Beteiligte an einem Geschäftsprozess arbeiten mit denselben Daten und Dokumenten, müssen sich aber synchronisieren, damit sie nicht dasselbe Dokument ändern und Datenverlust oder Inkonsistenzen verursachen
  • Geschäftsprozesse involvieren verschiedene Systeme, die teilweise mit denselben Daten (z.B. Stammdaten) arbeiten
  • Wird ein Mitarbeiter krank, muss aufwändig koordiniert werden, wer dessen Aufgaben übernimmt und wie er die notwendigen Daten und Dokumente dafür erhält
  • Fristen werden versäumt, weil sie nur mündlich oder in einer E-Mail kommuniziert und wieder vergessen werden
  • Arbeiten und Aufgaben bleiben liegen, weil niemand diese im Blick hatte

Workflow Management Tools als Digitalisierungswerkzeug

Workflow Management Tools wie AristaFlow BPM Suite sind ein geeignetes Werkzeug, um Geschäftsprozesse nachhaltig zu digitalisieren. Dazu werden Geschäftsprozesse im Workflow Tool graphisch modelliert und abgebildet und Anwender sowie bestehende Systeme über Schnittstellen integriert. Auf diese Weise digitalisierte Geschäftsprozesse können dann durch das Workflow Management System gesteuert ausgeführt werden. Entsprechend der Prozessdefinition werden Aufgaben und Daten an die entsprechenden Anwender geleitet, so dass diese zur entsprechenden Zeit alle Informationen haben, um alles zeitgerecht zu erledigen. Damit erübrigen sich für die Anwender zeitaufwändige Rückfragen. Das Workflow Tool sorgt ganz automatisiert für den Datenaustausch, auch über verschiedene Anwendungen hinweg, und leitet Anwender durch den Prozess und zu verwendende Anwendungen. Dank Monitoring Tools kann der Gesamtprozess im Blick behalten werden. Gerade in Zeiten verstärkter Krankheitsausfälle und räumlicher Trennung wird der Nutzen von Stellvertreterregelungen (z.B. wer die Aufgaben eines abwesenden Anwender übernehmen soll) und Eskalationsregeln (z.B. eine Benachrichtigung an einen Vorgesetzten bei Fristablauf senden) besonders deutlich. Eine Besonderheit der AristaFlow BPM Suite ist die Möglichkeit, jederzeit kontrolliert vom vordefinierten Ablauf abzuweichen. Das ermöglicht ein sehr flexibles Arbeiten und gewährleistet die durchgängige Unterstützung und Überwachung des Prozesses auch in Ausnahmesituationen.

Für Prozesse, in denen mit Excel-Dokumenten und Excel-Formularen gearbeitet wird, bietet AristaFlow mit SpreadsheetRouter ein maßgeschneidertes Werkzeug. Damit lassen sich aus Excel-Dokumenten und -Formularen echte Workflow-Anwendungen machen. Anwender werden entlang des Workflows vernetzt, ein koordinierter Datenaustausch wird gewährleistet und ein lückenloses Monitoring verschafft jederzeit Klarheit über den aktuellen Stand der Geschäftsprozesse.

Unabhängig von der Corona-Krise werden durch die durchgängige Digitalisierung von Geschäftsprozessen mit einem Workflow Management Tool beste Voraussetzungen geschaffen, um Geschäftsprozesse auch in Ausnahmesituationen reibungslos durchzuführen und sehr gezielt zu steuern.